Wann immer sich PDFs stapeln
Jede Woche öffne ich jede PDF-Rechnung, die unsere Lieferanten schicken, und tippe Lieferant, Nummer, Datum und Gesamtbetrag in eine Excel-Tabelle.
So läuft es heute
Ordner öffnen.Nächstes PDF öffnen.Rechnungsnummer suchen.Kopieren.Zu Excel wechseln.Einfügen.Zurück für das Datum, dann den Gesamtbetrag.PDF nach Done ziehen.Nächstes PDF.
Jedes PDF, Feld für Feld.
Sagen Sie es Kitewell einmal
Lesen Sie jedes PDF in meinem Ordner Invoices/New, tragen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag als Zeile in Invoices.xlsx ein und verschieben Sie das PDF nach Invoices/Done.
Das ist die ganze Einrichtung. Kitewell legt jeden Schritt zur Prüfung vor, und nichts wird gespeichert, bevor Sie es übernehmen.
Für Ihre eigene Version kopieren Sie diesen Text und füllen die Lücken aus:
Erstellen Sie einen Workflow, der jedes PDF in [Ordner mit neuen Rechnungen] liest, Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag als Zeile in [meine Rechnungsarbeitsmappe] einträgt und das PDF in [Ordner für erledigte Rechnungen] verschiebt.
Dann läuft es von selbst
PDF-RechnungenLäuft auf diesem Computer
- Jedes PDF lesenÖffnet jedes neue PDF auf dem Bildschirm, und ein Modell liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag.Fertig
- In die Arbeitsmappe eintragenEine Zeile pro Rechnung, unter der letzten Zeile von Invoices.xlsx. Excel wird nie geöffnet.Fertig
- Nach Done verschiebenErst nachdem seine Zeile geschrieben ist; ein fehlgeschlagenes PDF bleibt so für die nächste Ausführung in New.Fertig
Was Sie stattdessen bekommen
PDF-Rechnungen
12 PDFs gelesen. 12 Zeilen zu Invoices.xlsx hinzugefügt.
Invoices.xlsx
| Supplier | Invoice No | Date | Total | File |
|---|---|---|---|---|
| Harbor Supply Co. | HS-20418 | 2026-10-01 | 1240.00 | HS-20418.pdf |
| Bright Paper Ltd | BP-3391 | 2026-10-02 | 86.40 | BP-3391.pdf |
| Northwind Freight | NF-77812 | 2026-10-05 | 412.75 | northwind-oct.pdf |
Gut zu wissen
- Ein PDF wird erst nach Done verschoben, wenn seine Zeile in der Arbeitsmappe steht. Schlägt eines fehl, bleibt es in New, und die nächste Ausführung versucht es erneut.
- Jedes PDF wird auf dem Bildschirm dieses Computers geöffnet, und für jede Rechnung geht ein Bildschirmfoto des gesamten Bildschirms an das Modell Ihrer Wahl. Schließen Sie vor der Ausführung alles Private.
- Kitewell schreibt die Arbeitsmappe selbst, nicht über Excel. Ist die Datei in Excel geöffnet, wartet der Schritt bis zu fünf Minuten, bis Sie sie schließen.
Was es braucht
- Ein Modell, das einen Computer bedienen kann: Ihr eigenes Modell von Anthropic, OpenAI oder Gemini oder die enthaltene KI von Kitewell mit Personal oder Team
- „Bildschirmaufnahme“ und „Bedienungshilfen“ unter macOS erlaubt oder Kitewell unter Windows in Ihrer Sitzung gestartet
- Die Arbeitsmappe als .xlsx (nicht .xls oder Google Tabellen)
Weitere Aufgaben
- Alle paar TageAlle paar Tage öffne ich jede per E-Mail gekommene Rechnung, kopiere Lieferant und Gesamtbetrag in eine Tabelle und lege die E-Mail ab.
- Jedes MonatsendeJedes Monatsende tippe ich achtzig Zeilen einer Excel-Tabelle in unser Vertriebssystem von 2005 ab, weil es weder einen Import noch eine API hat.
- Jeden Werktag am MorgenJeden Morgen melde ich mich im Portal unseres Lieferanten an, lade die neuen Rechnungen herunter und tippe jede einzeln in eine Buchhaltungs-App von 2009 ab.