Alle paar Tage
Alle paar Tage öffne ich jede per E-Mail gekommene Rechnung, kopiere Lieferant und Gesamtbetrag in eine Tabelle und lege die E-Mail ab.
So läuft es heute
Im Posteingang nach „invoice“ suchen.Eine öffnen.PDF öffnen.Lieferant kopieren.Rechnungsnummer kopieren.Gesamtbetrag kopieren.Ins Rechnungsbuch einfügen.Als gelesen markieren.In den Ordner Invoices ziehen.Nächste.
Jede Rechnung, alle paar Tage.
Sagen Sie es Kitewell einmal
Suchen Sie alle 30 Minuten in [email protected] nach ungelesenen E-Mails mit angehängter Rechnung, extrahieren Sie mit einem Modell Lieferant, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag und Währung, hängen Sie sie als CSV-Zeile an invoices.csv an, markieren Sie dann jede E-Mail als gelesen und verschieben Sie sie nach Invoices.
Das ist die ganze Einrichtung. Kitewell legt jeden Schritt zur Prüfung vor, und nichts wird gespeichert, bevor Sie es übernehmen.
Für Ihre eigene Version kopieren Sie diesen Text und füllen die Lücken aus:
Erstellen Sie einen Workflow, der alle 30 Minuten in [meinem Rechnungspostfach] nach ungelesenen E-Mails mit angehängter Rechnung sucht, Lieferant, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag und Währung liest, sie als Zeile an [eine CSV-Datei] anhängt und dann jede E-Mail als gelesen markiert und in [einen Ordner] verschiebt.
Dann läuft es von selbst
RechnungseingangLäuft auf diesem Computer
- Ungelesene Rechnungen suchenUngelesene E-Mails mit Anhang und „invoice“ im Betreff, bis zu 20 pro Ausführung.Fertig
- Betrag lesenFür jede E-Mail antwortet ein Modell mit einer Zeile: Lieferant, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag, Währung.Fertig
- Ins Rechnungsbuch eintragenDie Zeile kommt in invoices.csv in Ihrem Ordner.Fertig
- E-Mail ablegenWird erst als gelesen markiert und nach Invoices verschoben, wenn ihre Zeile erfasst ist.Fertig
Was Sie stattdessen bekommen
Rechnungseingangalle 30 Min.
3 Rechnungen zu invoices.csv hinzugefügt.
invoices.csv
| supplier | invoice_number | total | currency |
|---|---|---|---|
| Harbor Supply Co. | HS-20418 | 1240.00 | USD |
| Bright Paper Ltd | BP-3391 | 86.40 | USD |
| Northwind Freight | NF-77812 | 412.75 | USD |
Gut zu wissen
- Eine E-Mail wird erst abgelegt, wenn ihre Zeile erfasst ist. Schlägt eine fehl, bleibt sie ungelesen und wird bei der nächsten Ausführung allein erneut versucht.
- Das Modell liest jede Rechnungs-E-Mail, um Lieferant und Gesamtbetrag zu finden. Anhänge werden mit der Ausführung auf diesem Computer gespeichert.
- Gelesen wird der Text der E-Mail. Steht der Gesamtbetrag nur im angehängten PDF, nutzen Sie das Beispiel „PDF-Rechnungen“, das jedes PDF vom Bildschirm liest.
- Ihr Computer muss eingeschaltet und wach sein, wenn die Ausführung ansteht. Eine im Ruhezustand verpasste Ausführung startet beim Aufwachen, standardmäßig innerhalb von 24 Stunden.
Was es braucht
- Ein verbundenes Postfach: Gmail, Microsoft 365, iCloud oder jedes IMAP-Postfach
- Die enthaltene KI von Kitewell mit einer kostenlosen Anmeldung bei Dagu Cloud oder Ihr eigenes Modell: Anthropic, OpenAI, Gemini oder ein lokaler Server
Weitere Aufgaben
- Wann immer sich PDFs stapelnJede Woche öffne ich jede PDF-Rechnung, die unsere Lieferanten schicken, und tippe Lieferant, Nummer, Datum und Gesamtbetrag in eine Excel-Tabelle.
- Jeden MorgenJeden Morgen lese ich fünfzig E-Mails durch, um die fünf zu finden, die wirklich mich brauchen.
- Jeden Werktag am MorgenJeden Morgen melde ich mich im Portal unseres Lieferanten an, lade die neuen Rechnungen herunter und tippe jede einzeln in eine Buchhaltungs-App von 2009 ab.
- Immer wenn neue Bestellungen eingehenIch gehe eine Bestellliste in Excel durch, gebe jede Bestellung auf der Website eines Lieferanten auf und trage die Bestätigungsnummer zurück in die Tabelle ein.