Dès que les PDF s’accumulent
Chaque semaine, j’ouvre une à une les factures PDF envoyées par nos fournisseurs et je saisis le fournisseur, le numéro, la date et le total dans une feuille Excel.
Comment ça se passe aujourd’hui
Ouvrir le dossier.Ouvrir le PDF suivant.Trouver le numéro de facture.Le copier.Passer à Excel.Coller.Revenir pour la date, puis pour le total.Glisser le PDF dans Done.PDF suivant.
Chaque PDF, un champ à la fois.
Dites-le une fois à Kitewell
Lisez chaque PDF de mon dossier Invoices/New, ajoutez son fournisseur, son numéro de facture, sa date et son total sous forme de ligne dans Invoices.xlsx, et déplacez le PDF dans Invoices/Done.
C’est toute la configuration. Kitewell détaille chaque étape pour que vous la vérifiiez, et rien n’est enregistré tant que vous ne l’appliquez pas.
Pour votre propre version, copiez ce texte et complétez les blancs :
Créez un workflow qui lit chaque PDF se trouvant dans [le dossier des nouvelles factures], ajoute son fournisseur, son numéro de facture, sa date et son total sous forme de ligne dans [mon classeur de factures], et déplace le PDF dans [un dossier pour les factures traitées].
Ensuite, la tâche s’exécute toute seule
Factures PDFEn cours sur cet ordinateur
- Lire chaque PDFOuvre chaque nouveau PDF à l’écran, et un modèle lit le fournisseur, le numéro de facture, la date et le total.Terminé
- L’ajouter au classeurUne ligne par facture, sous la dernière ligne d’Invoices.xlsx. Excel ne s’ouvre jamais.Terminé
- Le déplacer dans DoneSeulement une fois sa ligne écrite : un PDF en échec reste donc dans New pour l’exécution suivante.Terminé
Ce que vous obtenez à la place
Factures PDF
12 PDF lus. 12 lignes ajoutées à Invoices.xlsx.
Invoices.xlsx
| Supplier | Invoice No | Date | Total | File |
|---|---|---|---|---|
| Harbor Supply Co. | HS-20418 | 2026-10-01 | 1240.00 | HS-20418.pdf |
| Bright Paper Ltd | BP-3391 | 2026-10-02 | 86.40 | BP-3391.pdf |
| Northwind Freight | NF-77812 | 2026-10-05 | 412.75 | northwind-oct.pdf |
Bon à savoir
- Un PDF ne passe dans Done qu’une fois sa ligne inscrite dans le classeur. Celui qui échoue reste dans New, et l’exécution suivante le retente.
- Chaque PDF est ouvert sur l’écran de cet ordinateur, et pour chaque facture, une capture de l’écran entier est envoyée au modèle que vous choisissez. Fermez tout ce qui est privé avant l’exécution.
- Kitewell écrit lui-même dans le classeur, sans passer par Excel. Si le fichier est ouvert dans Excel, l’étape attend jusqu’à cinq minutes que vous le fermiez.
Ce qu’il faut
- Un modèle capable d’utiliser un ordinateur : votre propre modèle Anthropic, OpenAI ou Gemini, ou l’IA incluse dans Kitewell avec Personal ou Team
- « Enregistrement de l’écran » et « Accessibilité » autorisés sous macOS, ou Kitewell lancé dans votre session sous Windows
- Le classeur au format .xlsx (pas .xls ni Google Sheets)
Autres tâches
- Tous les deux ou trois joursTous les deux ou trois jours, j’ouvre chaque facture reçue par e-mail, je recopie le fournisseur et le total dans un tableur, puis je range l’e-mail.
- Chaque fin de moisChaque fin de mois, je saisis quatre-vingts lignes d’une feuille Excel dans notre logiciel de ventes de 2005, faute d’import et d’API.
- Chaque matin en semaineChaque matin, je me connecte au portail de notre fournisseur, je télécharge les nouvelles factures et je les saisis une à une dans un logiciel de comptabilité de 2009.