Tous les deux ou trois jours
Tous les deux ou trois jours, j’ouvre chaque facture reçue par e-mail, je recopie le fournisseur et le total dans un tableur, puis je range l’e-mail.
Comment ça se passe aujourd’hui
Chercher « invoice » dans la boîte de réception.En ouvrir un.Ouvrir le PDF.Copier le fournisseur.Copier le numéro de facture.Copier le total.Les coller dans le registre.Le marquer comme lu.Le glisser dans le dossier Invoices.Au suivant.
Chaque facture, tous les deux ou trois jours.
Dites-le une fois à Kitewell
Toutes les 30 minutes, recherchez dans [email protected] les e-mails non lus avec une facture en pièce jointe, extrayez avec un modèle le fournisseur, le numéro de facture, le total et la devise, ajoutez-les sous forme de ligne CSV à invoices.csv, puis marquez chaque e-mail comme lu et déplacez-le dans Invoices.
C’est toute la configuration. Kitewell détaille chaque étape pour que vous la vérifiiez, et rien n’est enregistré tant que vous ne l’appliquez pas.
Pour votre propre version, copiez ce texte et complétez les blancs :
Créez un workflow qui, toutes les 30 minutes, recherche dans [ma boîte mail de facturation] les e-mails non lus avec une facture en pièce jointe, lit le fournisseur, le numéro de facture, le total et la devise, les ajoute sous forme de ligne à [un fichier CSV], puis marque chaque e-mail comme lu et le déplace dans [un dossier].
Ensuite, la tâche s’exécute toute seule
Réception des facturesEn cours sur cet ordinateur
- Trouver les factures non luesLes e-mails non lus avec une pièce jointe et « invoice » dans l’objet, jusqu’à 20 par exécution.Terminé
- Lire le montantPour chaque e-mail, un modèle répond en une ligne : fournisseur, numéro de facture, total, devise.Terminé
- L’ajouter au registreLa ligne est ajoutée à invoices.csv, dans votre dossier.Terminé
- Ranger l’e-mailMarqué comme lu et déplacé dans Invoices, seulement une fois sa ligne enregistrée.Terminé
Ce que vous obtenez à la place
Réception des facturestoutes les 30 min
3 factures ajoutées à invoices.csv.
invoices.csv
| supplier | invoice_number | total | currency |
|---|---|---|---|
| Harbor Supply Co. | HS-20418 | 1240.00 | USD |
| Bright Paper Ltd | BP-3391 | 86.40 | USD |
| Northwind Freight | NF-77812 | 412.75 | USD |
Bon à savoir
- Un e-mail n’est rangé qu’une fois sa ligne enregistrée. Celui qui échoue reste non lu et est retenté seul à l’exécution suivante.
- Le modèle lit chaque e-mail de facture pour trouver le fournisseur et le total. Les pièces jointes sont enregistrées avec l’exécution, sur cet ordinateur.
- Il lit le texte de l’e-mail. Quand le total ne figure que dans le PDF joint, utilisez l’exemple « Factures PDF », qui lit chaque PDF à l’écran.
- Votre ordinateur doit être allumé et sorti de veille au moment de l’exécution. Une exécution manquée pendant la veille démarre au réveil, dans un délai de 24 heures par défaut.
Ce qu’il faut
- Une boîte mail connectée : Gmail, Microsoft 365, iCloud ou tout compte IMAP
- L’IA incluse dans Kitewell, avec une connexion gratuite à Dagu Cloud, ou votre propre modèle : Anthropic, OpenAI, Gemini ou un serveur local
Autres tâches
- Dès que les PDF s’accumulentChaque semaine, j’ouvre une à une les factures PDF envoyées par nos fournisseurs et je saisis le fournisseur, le numéro, la date et le total dans une feuille Excel.
- Chaque matinChaque matin, je parcours cinquante e-mails pour trouver les cinq qui me concernent vraiment.
- Chaque matin en semaineChaque matin, je me connecte au portail de notre fournisseur, je télécharge les nouvelles factures et je les saisis une à une dans un logiciel de comptabilité de 2009.
- Dès que de nouvelles commandes arriventJe parcours une liste de commandes dans Excel, je passe chaque commande sur le site d’un fournisseur et je reporte le numéro de confirmation dans la feuille.